【利益相关声明】

本文关于系统功能的操作指南与运营策略，均基于 DTCStory 智库的客观观察与实操经验撰写，旨在为您提供专业的出海参考。

对于每一个成熟的 DTC 品牌而言，线上的标准自助购物体验只是冰山一角。水面之下，往往有大量交易发生在标准购物车之外——客户的电话补单、VIP 客户的定制化需求、线下快闪店活动成交、样品订单，乃至小额 B2B 批发订单。能否灵活、规范地处理这些“非标”订单，直接决定了品牌运营的效率上限和客户体验的连贯性。

Shopify 后台的“草稿订单”功能正是为此而生。它让运营人员可以像代客户下单一样，主动创建任意结构的订单。DTCStory 智库将从实用场景到操作细节，为您深度剖析这一核心功能。

一、 为什么 DTC 品牌必须精于手动创建订单？

在我们深入后台操作之前，先明确哪些场景会让手动创建订单成为运营利器，而不仅仅是一个备用补丁：

1.全渠道订单归集：线下展会、电话销售、邮件沟通、甚至社媒私信收到的订单，统一在 Shopify 生成，实现库存、客户关系管理（CRM）和财务数据的闭环。

2.处理定制化交易：商品需要加收刻字费、特殊包装费，或者需要组合一个不存在于线上标准 SKU 体系中的捆绑商品。

3.修改价格与专属折扣：为特定 VIP 客户或批发客户提供不在网站前端公开的折扣，或协商后的特殊内部价格。

4.补发与售后处理：需要创建零金额的补发订单、或包含调整金额的赔偿赠品订单。

5.轻量级 B2B 批发：为少量批发客户创建一个包含特殊起订量、定制价格的订单，并发送专用的 B2B 支付链接。

把草稿订单当成一个“运营沙盒”，您可以在这里自由构建交易，然后通过发送发票或直接收款完成闭环。这与放任员工脱离系统私下通过 PayPal 收款相比，是企业走向专业化的关键一步。

二、 分步操作详解

登录 Shopify 后台，进入 订单 (Orders) > 创建订单 (Create order)，即可开启草稿订单的构建。

1. 客户归属：让数据流动起来

在右侧的“客户”栏，优先搜索已有客户（姓名、邮箱）。如果客户是新客，请当场创建其客户档案。

智库策略：务必为订单关联正确的客户。这不仅让客户能在其账户后台看到历史订单，更是后续复购分析、LTV（客户终身价值）计算的基础。对于线下渠道，应强制团队养成“先找客户后建单”的习惯，避免产生一堆无法追踪的匿名订单。

2. 商品添加：标准品与自定义物品的灵活组合

您可以通过搜索商品名、SKU 添加现有库存商品，也可以点击“添加自定义商品 (Add custom item)”来处理非库存品。

自定义商品的核心用法：

服务费：如“加急处理费”、“定制设计费”。

无库存赠品：如“活动赠品礼盒”，将价格设为 0。

直接修改行项目价格：点击已添加商品的价格即可直接修改，系统会记录此次“价格覆盖”。这对于给个别客户折扣而不影响全站整体定价结构，是最干净利落的做法。

3. 折扣的层次：清晰透明

商品列表下方可以添加两类折扣：

折扣码：复用线上已设置好的促销折扣逻辑。

自定义折扣：直接输入固定金额或百分比，可应用于整单或特定行商品。

智库策略：建议优先使用“自定义折扣”处理线下协商价格，并在订单备注中简短注明原因（如“长期合作客户 5% 优惠”）。这能让财务核算和日后复盘一目了然，避免折扣码滥用导致的数据混乱。

4. 运费与税费：精确把控

根据实际情况选择已有的运费方案或手动输入自定义运费。如果客户上门自提或享受包邮，手动修改即可。税费会根据客户填写的地址自动计算，若有特殊税务处理需求（如 B2B 免税客户），也可手动覆盖免除税费。

注意：在发送发票时，客户看到的运费和税费将完全依据您此处的设定，务必确保与您的实际收款预期一致。

5. 备注与标签：内部协作的暗线

订单备注（仅内部可见）：这是跨部门交接的关键。示例：“客户要求周六上午配送，发货前需电话确认。”

客户备注（客户可见）：常用于定制化的感谢语或特殊的交货说明。

标签 (Tags)：建立一套完善的内部标签体系，如 渠道-快闪店、类型-售后补发、优先级-高，可极大提升后期订单筛选和客服响应效率。

三、 从草稿到订单：三种转化路径与适用场景

保存后得到的是“草稿订单”，尚未扣减库存，也未计入财务报表。将其转为正式订单有三种方式，对应不同的业务流：

路径一：发送发票（最推荐的标准化路径）

点击“发送发票 (Send invoice)”，客户将通过邮件收到一个专属结账链接。客户可自行填写详细收货地址、选择信用卡或 PayPal 完成付款。这是最标准、最合规的方式，适用于电话订单、社媒询单，且完整保留了客户自助支付的行为轨迹。

路径二：手动收款（输入信用卡）

如果您通过安全渠道获取了客户的信用卡信息（如安全的 B2B 电话授权），点击“收款 (Collect payment)”并选择“输入信用卡”，可直接扣款。

智库预警：此操作需要店铺开通对应支付网关的底层权限，且务必严格符合 PCI 合规及企业内部安全流程。我们建议仅对高度信任的熟客或合规的 B2B 内部场景谨慎使用。

路径三：标记为已支付

当客户通过线下银行转账（Wire Transfer）、现金、外部第三方工具完成付款，或者这本身就是一笔零金额的补发订单时，点击“标记为已支付 (Mark as paid)”。订单状态将直接变为“已付款”，但这笔资金不经过 Shopify Payments 网关，因此系统内没有在线支付的底层流水记录。财务团队需在外部对账时予以专门标记。

四、 不能忽视的关键提醒：库存预留与权限内控

1. 库存预留的“时间差”机制

需要特别注意的是：草稿订单在保存时并不会预留库存。只有当您为它发出发票且客户真实进入结账页，或者您直接将其转为正式订单时，系统才会按常规逻辑扣减库存。

应对策略：如果某个热销品库存极度紧张，您创建了一份等待客户回复的草稿单，在这期间线上库存依旧可能被其他自助访客买空。您需要通过库存管理流程手动预占，或与客户约定严格的发票付款时效。

2. 员工权限颗粒度与内控

“创建订单”是 Shopify 后台一项独立的员工权限。为了企业内控，您可以仅授权普通客服团队创建草稿订单的权限，但限制其“标记为已支付”或手动修改商品价格的权限，要求所有的价格覆盖操作必须经过主管审批。任何对手动修改价格的订单，系统时间线都会自动添加“价格被覆盖”的审计记录，确保责任到人。

DTCStory 智库结语

工具的背后是流程和管理理念。手动创建订单不应仅仅被视为处理“异常情况”的补丁，而应是品牌全渠道运营体系中的主动枢纽。规范化地使用 Shopify 的草稿订单功能，您的团队将能从容应对任何复杂的非标销售场景，同时保证核心数据资产的完整与客户体验的高度一致。